Dobrá praxe v zakázkách malého rozsahu

Povinnost doložitelného průzkumu trhu 

Do 0,5 mil. Kč je možné se “vyhnout” soutěži v případě, že DOLOŽÍM průzkum trhu. Ve Žďáru na to mají i samostatnou přílohu s minimálními požadavky, jak má takový průzkum trhu vypadat. Např. u nákupů přes e-shopy je čekání na nabídku čekáním na Godota. Stěžejní je zda však unifikovaný a přezkoumatelný průzkum trhu s informací, kdo jej konkrétně vytvořil.  

 Čl. 3.2.2: Zadavatel je povinen:  

 a) provést průzkum trhu, při kterém obstará a bude schopen doložit nejméně tři srovnatelné nabídky (např. internetový průzkum), o kterém vyhotoví písemný záznam, nebo  

b) vyzvat k podání nabídky nejméně tři relevantní dodavatele. Před odesláním výzvy k podání nabídek si Vedoucí útvaru musí ověřit, že vyzvaný dodavatel je schopen z hlediska předmětu své činnosti veřejnou zakázku realizovat, nebo  

c) uveřejnit výzvu k podání nabídky na profilu zadavatele. 

Informování členů rady bez nutnosti jejich souhlasu. 

 Nastavení jasné odpovědnosti může být u zadavatelů problém. Ve Žďáře postupovali elegantně. U zakázek vyšších než 0,5 mil. Kč je nutné radu města pouze INFORMOVAT, a pokud se nikdo z radních neozve, může vedoucí útvaru zakázku zadat.  

Výhody jsou: 

• Odpovědnost zůstává na “Vedoucím útvaru” a nerozmělňuje se. 

• Nečeká se na “souhlas” rady, ale pokud se nikdo z radních k zakázce nevyjádří, bere se to jako souhlas. Lhůta 5 dnů je rychlá, nezdržuje schvalovací proces. 
• Naopak se rozmělňuje “informační monopol” jednoho radního a “jeho” útvaru, protože informaci o budoucí zakázce musí obdržet všichni radní. 
• Úředník komunikuje s jediným radním – “garantem”, byť by měl připomínku jiný radní. Např. by chtěl rozšířit okruh oslovených dodavatelů. 

Čl. 3.3.2.  

Vedoucí útvaru nebo jím pověřený pracovník je před zahájením výběrového řízení povinen zaslat jím vybrané nejméně tři relevantní dodavatele (v případě, že je možné je vyzvat) a zadávací dokumentaci prostřednictvím e-mailu členům Rady města. Za Radu města může vyjádřit připomínky k předloženým podkladům Garant, kterému bylo v oblasti vztahující se k veřejné zakázce svěřeno plnění úkolů, a to nejpozději do 5 kalendářních dnů ode dne doručení podkladů Radě města. Vedoucí útvaru připomínky vypořádá a informuje o způsobu vypořádání Garanta. 

Definovaná odpovědnost vedoucích útvarů

Příklad nastavené odpovědnosti mezi úředníky a politiky – úředník si je vědom, že za něj politik nepřebírá odpovědnost. Politik podepisuje smlouvu až v momentě, kdy za ni úředník “ručí”. 

ČL. 4.2.  

Smlouvu podepisuje Vedoucí útvaru a teprve poté starosta, místostarosta (v závislosti na kategorii veřejné zakázky), případně samostatně Vedoucí útvaru tam, kde mu to umožnuje zřizovací listina apod. 

In-house zakázky pod kontrolou 

Problematiku tzv. Vertikální spolupráce dle § 11 zákona (neboli In-house smluv) řeší většina větších obcí, všechny kraje i stát. Ve Žďáře si nastavili systém, při kterém považují plnění od vlastních městských obchodních společností za něco, co je třeba držet pod kontrolou: 

1. Všechny smlouvy s městskými společnostmi evidují na profilu zadavatele; 
2. Pro uzavření smlouvy s “vlastní firmou” je třeba mít průzkum trhu a dokládat cenu obvyklou nebo 
3. Je možné použít cenové databáze, ale pak cena uzavřená s “vlastní firmou” bude o pětinu nižší než uvádí standard (např. URS) 

Čl. 6 odst. 4:  

Cena za veřejnou zakázku realizovanou v režimu vertikální spolupráce nesmí překročit cenu obvyklou za obdobné služby, dodávky či stavební práce. Cenu obvyklou zjistí Vedoucí útvaru nebo jím pověřená osoba tak, že:  

a) provede průzkum trhu např. oslovením dodavatelů poskytujících dodávky, služby či stavební práce shodné s předmětem veřejné zakázky, a získá nejméně 3 srovnatelné ceny, nebo  

b) doloží obvyklou cenu např. předložením obdobné veřejné zakázky realizované v minulosti, nebo  

c) zjistí standardizovanou cenu, která se za dodávky, služby či stavební práce shodné s předmětem veřejné zakázky uvádí například v cenových databázích vycházejících z aktuálních cen na trhu, přičemž cenu obvyklou stanoví na úrovni 80 % takto zjištěné standardizované ceny, nebo  

d) zajistí znalecké posouzení a cenu obvyklou stanoví na úrovni 80 % takto zjištěné ceny.