Povinnost pořídit zápis o průběhu zasedání zastupitelstva je stanovena v ustanoveních § 95 odst. 1 ZOZ,, § 43 ZKZ a § 65 ZPZ. Pořízený zápis musí obsahovat následující údaje: počet přítomných členů zastupitelstva obce, schválený pořad jednání zastupitelstva obce, průběh a výsledek hlasování, přijatá usnesení, podpis starosty nebo místostarosty a určených ověřovatelů. Zápis je nutno pořídit do 10 dnů (v případě hlavního města Prahy do 7 dnů) od konání zasedání a musí být uložen na obecním úřadu k nahlédnutí. Do zápisu z jednání zastupitelstva obce a jeho usnesení má totiž občan obce dle ustanovení § 16 odst. 2 písm. e) ZOZ, § 12 odst. 2 písm. c) ZKZ a § 7 písm. e) a § 8 písm. e) ZPZ právo nahlížet a pořizovat si z nich výpisy. Musí Vám být přitom zpřístupněn celý (autentický) obsah zápisu, tedy bez jakékoliv anonymizace osobních údajů v něm uvedených osob (o ten smíte žádat i podle zákona o svobodném přístupu k informacím a zápis Vám, jako občanu obce, musí být poskytnut v nezměněné podobě.
K tomu více stanovisko Ministerstva vnitra č. 1/2006 dostupné zde). Naopak v případě zveřejnění zápisu ze zastupitelstva na internetu musí být veškeré osobní údaje osob v něm uvedených anonymizovány.